La transparencia, los archivos y las tecnologías de información

Por Luis Pineda Pastrana

Una de las áreas de oportunidad dentro del sector gubernamental en donde el uso de las tecnologías de información puede tener un impacto positivo es en los archivos, un aspecto que reviste suma importancia si se pretende garantizar de manera eficiente y eficaz el derecho de acceso a la información por parte de los ciudadanos.

Al interior de las dependencias gubernamentales, la organización de sus archivos en muchas ocasiones se encuentra en un estado deplorable, en donde ni siquiera se cuenta con procesos que garanticen el resguardo de los documentos, un presupuesto asignado para la construcción y organización del mismo, personal capacitado en la materia ni mucho menos mecanismos físicos o tecnológicos para la búsqueda y recuperación de la información.

En el caso de la transparencia y el acceso a la información pública en México, por mencionar un ejemplo ilustrativo, las dependencias gubernamentales federales así como otros sujetos obligados a través de sus titulares, deben por Ley asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, así como elaborar y poner a disposición del público una guía simple de su sistema de clasificación, catalogación y organización del mismo (artículo 32 LFTAIPG). De igual forma, dicha Ley menciona que las dependencias y entidades deben preparar la automatización, presentación y contenido de su información como también su integración en línea (primer vínculo inicial entre la necesidad de utilizar tecnologías de información en los archivos).

Para reforzar lo anterior, la Constitución Mexicana en su artículo 6º fracción V menciona que los sujetos obligados deben preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. Sin embargo, al día de hoy, los profesionistas que a diario trabajan con la documentación de la información, siguen cuestionando en México la falta de la promulgación de una Ley Federal de Archivos, que debió haber salido a la luz antes que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (caso similar de Chile).

Su reclamo de estos profesionistas es muy claro: ¿cómo se pretende garantizar plenamente el acceso a la información por parte de los ciudadanos cuando no existe una regulación a nivel federal en materia de archivos?, y cuando a pesar de lo establecido en la Constitución y la Ley en la materia, los titulares de las dependencias en muchos casos no le han tomado la importancia que debiera, para lo cual dichos profesionistas exigen el reconocimiento de su labor, mayor presupuesto para el desempeño de sus funciones y sobre todo un cambio de mentalidad en los titulares de las dependencias gubernamentales para que valoren la importancia que reviste la organización, resguardo y consulta de los archivos institucionales.

La organización y el almacenamiento de la información y su posterior recuperación son dos aspectos que no pueden estar separados. Cuando una persona dentro de una dependencia gubernamental busca información, ésta previamente se debió de haber organizado y almacenado de cierta manera. Esto implica encontrar la mejor forma de representar esa información (la cual puede ser texto, imágenes, sonido, etc.) para que posteriormente pueda ser recuperada. De la calidad en que se realicen esas representaciones de la información y de cómo reflejen con precisión su contenido dependerá la eficacia de la recuperación de la misma. De igual forma, la dependencia debe de contar con un proceso interno que explique a los servidores públicos y que en una primera instancia debiera de existir, el sistema documental de la misma (hoy en día basado en tecnologías de información), la manera en que trabaja éste, explicando con claridad el flujo que tiene que seguir un documento desde que se crea, ya sea impreso o electrónico, la manera en cómo debe clasificarse y resguardarse, hasta el último paso que puede ser la destrucción del mismo.

En la era de la información y el conocimiento, los gobiernos deben dejar de tomar decisiones de manera unilateral y aprovechar los beneficios del uso e implementación de tecnologías de información que permitan construir espacios digitales que logren incrementar y motivar la participación ciudadana, permitir el escrutinio público de la sociedad, transparentar las funciones gubernamentales, establecer herramientas de acceso a la información a través de sistemas informáticos en Internet, facilitar la rendición de cuentas, entre otros, lo que contribuirá a la construcción y mejoramiento de la democracia de un país.

El no contar con lo anterior, representa una barrera para los ciudadanos que esperan de sus gobiernos la simplificación y reducción de costos parcial o total de los servicios que ofrecen así como de la consulta de información que es de su interés. Es ahí, independientemente que exista una regulación legislativa, donde radica la importancia de mantener archivos actualizados y organizados así como reconocer su necesaria y actual relación de interdependencia con estas tecnologías, ya que los mismos contienen información que en su momento serán de utilidad para que el ciudadano concrete algún tipo de trámite administrativo, se le brinde acceso a información solicitada por Ley de Transparencia así como preservar la memoria colectiva, en este caso de las dependencias gubernamentales.

Sin duda, los gobiernos en la actualidad ya se dieron cuenta que no basta con tener un gobierno on-line, sino que se debe de avanzar hacia la construcción de gobiernos interactivos, inter jurisdiccionales, conectados a los ciudadanos, trabajando de manera conjunta con los mismos para encontrar soluciones a los problemas de la sociedad, es decir, avanzar hacia la construcción y consolidación de un gobierno electrónico.

Anteriormente la información contenida en los archivos se encontraba de manera local y sólo la podían accesar o restringir cierto número de personas. Con la aparición de la web, la información ya no se encuentra centralizada, sino más bien dispersa a lo largo y ancho de la red de redes, lo que dificulta el saber en dónde específicamente se encuentra una información determinada. De igual manera, antes existía un control social de la información restringido ya que no se le permitía al ciudadano ejercer su derecho fundamental a la información.

 

Con la llegada del Internet, las tecnologías de la información y el cambio paulatino de mentalidad en la administración pública, orientada al reconocimiento de este derecho, empieza a darse un incremento en el control social de la información. La desventaja principal que se observa es la existencia todavía de una percepción equivocada de parte de los titulares de las dependencias gubernamentales quienes demeritan (o no aprecian) la importante actividad desempeñada por los profesionistas dedicados a la actividad documental, desconociendo que esa actividad es el eje central para garantizar entre muchas cosas, el derecho de acceso a la información de los ciudadanos y la prestación de mejores servicios a estos.

Finalmente, podemos afirmar que son más los beneficios que se obtienen de la relación entre las tecnologías de información y los archivos: mejor administración de la información, creación de un sistema de información único, mayor seguridad tanto para el resguardo físico de los documentos así como informático, facilitan el derecho de acceso a la información, apoya las funciones de los profesionistas en actividades de tipo documental de las dependencias, elevando su productividad y principalmente se mejora la prestación de servicios.

 

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